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Preparar el trimestre para tu gestor

Con tu negocio al día, preparar el trimestre es descargar dos archivos. Tu gestor tiene la información ordenada y tú no buscas nada.

GESTORÍA

¿Lo tienes todo listo? Arréglalo antes de mandárselo y te ahorras llamadas.

• Compras revisadas
• Albaranes cuadrados
• Banco al día

Todo al díalisto

Informe y facturas, en dos clics

• Tiempo4 minutos
• Dónde lo hacesOrdenador y móvil

Llega el final del trimestre y empieza la carrera: buscar las facturas en el correo, en la guantera o en una carpeta, sumar a mano y llamar al gestor para ver qué le falta. Y él, por su parte, pierde un tiempo precioso ordenando lo que le mandas.

Con KonquerAI esto ya no pasa, porque lo tienes todo al día: cada compra y cada venta, tal y como han ido entrando. Eso nos permite darle a tu gestor la mayor información posible, ordenada y lista, para que su trabajo sea mucho más fácil.

Una cosa importante: KonquerAI no sustituye a tu gestor. Él presenta tus impuestos y lleva tu contabilidad oficial. Nosotros trabajamos con él: le preparamos la información.

Te avisa cuándo toca

En el ordenador, entra en «Gestoría», en el menú de la izquierda.

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1. El plazo. El anillo te dice cuántos días quedan para presentar el IVA del trimestre. Debajo, una línea con las fechas de Hacienda: la que ya pasó, la de ahora y las siguientes. Así no se te pasa ninguna.

2. El IVA del trimestre. Lo que has cobrado de IVA, lo que has pagado y la diferencia: «A pagar» o «A tu favor, más o menos». Si eres autónomo, también ves el IRPF que tus clientes te han retenido este año.

3. «¿Lo tienes todo listo?». Una lista con lo que conviene arreglar antes de mandárselo a tu gestor, y al lado de cada cosa, el botón para arreglarla. Son las compras por confirmar, las compras sin proveedor, los albaranes por cuadrar y los cargos del banco sin ticket.

Dos clics: el informe y las facturas

A la derecha de la misma pantalla está todo lo que tu gestor necesita. El trimestre actual ya viene elegido. Si quieres otro, púlsalo primero.

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Y luego, solo dos clics:

• «Informe para tu gestor» (2). Un Excel con tu situación al final del trimestre: el IVA, las retenciones de IRPF, el resultado por meses, las facturas emitidas y recibidas y los avisos para tu gestor. Más abajo te enseñamos qué lleva.

• «PDFs de las facturas» (3). Un único archivo con el justificante de cada factura del trimestre. Un clic y las tienes todas, sin buscar una a una.

«Datos en bruto (CSV)» (4) es para quien quiera llevarse los datos a otra herramienta. Solo lo necesitas si tu gestor te lo pide.

Qué lleva el informe

Aquí se nota el trabajo de todo tu equipo administrativo. El informe es un Excel completo, con la información contable de tu negocio al día. Es lo que, de otra manera, alguien tendría que montar a mano, factura a factura.

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1. El IVA. Lo que has cobrado de IVA en tus facturas, lo que has pagado en tus compras y el resultado del trimestre, a ingresar o a tu favor. Es orientativo, y el propio Excel lo dice: tu gestor lo confirma.

2. Las retenciones de IRPF. Lo que tus clientes ya te han retenido en las facturas que llevan retención.

3. Los cobros y pagos. El dinero que se ha movido en el periodo, separando lo que confirma el banco de lo que has marcado a mano.

4. Lo que falta por cobrar y pagar. Las facturas que aún no se han cobrado ni pagado, y cuáles están ya vencidas.

5. Las hojas. Además del resumen, el archivo lleva las facturas emitidas y recibidas una a una, los avisos para tu gestor, el resultado por meses y los datos del año.

Las cifras del resumen son fórmulas sobre las hojas de facturas. Si tu gestor quiere ajustar algo, por ejemplo el porcentaje de IVA que puedes deducir en una compra, lo cambia en la hoja «Recibidas» y el resumen se recalcula solo.

Y desde el móvil

Si te resulta más cómodo, también puedes mandarle el informe a tu gestor desde el teléfono.

1. Abre «Gestoría»En el menú de abajo, pulsa «Más» y, en «Tu negocio», «Gestoría». Verás los plazos, el IVA y la lista «¿Lo tienes todo listo?».1
2. MándaseloElige el periodo y pulsa «Enviar a tu gestor». Se abre el menú del teléfono para mandar el Excel por WhatsApp o por correo.12

Antes de mandarlo ves una vista previa, «Lo que verá tu gestor», con tus ventas, tus compras y el IVA, y los avisos que llevará el informe.