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Albaranes y facturas, cuadrados

MatIAs comprueba por ti que cada factura que recoge albaranes cuadra con ellos. Si algo no cuadra, te avisa.

MatIAsLos cuadra por ti

• Tiempo3 minutos
• Dónde lo hacesMóvil y ordenador

¿Alguna vez has pensado que un proveedor te ha podido colar una factura de más, o un albarán repetido? Casi nadie lo comprueba. Cuadrar cada factura con sus albaranes quita mucho tiempo, así que se da por bueno y se asume que, de vez en cuando, se cuela alguno.

Ahora lo hace MatIAs. Guarda todos tus albaranes y, cuando llega la factura que los recoge, comprueba que están todos y que el importe cuadra. Sin que hagas nada.

Es como tener a alguien en la oficina que se dedica solo a esto. Si algo no cuadra, te avisa. Y si todo está bien, también te lo dice, para que puedas estar tranquilo.

Qué es una factura con albaranes

Muchos proveedores te dan un albarán cada vez que recoges material. Y a final de mes te mandan una sola factura que los recoge todos.

Esa es la factura que MatIAs vigila. Busca sus albaranes, los junta con ella y compara los importes.

Es automático

No tienes que preparar nada ni acordarte de revisar. Los albaranes entran igual que las facturas, por correo o escaneados, como ya viste. Y cuando llega la factura que los recoge, MatIAs te avisa por tres sitios:

1. En «Inicio»Sale el aviso «Ha llegado una factura con albaranes». Enseña los albaranes que están y te dice si cuadra.
2. En las notificacionesTe llegan «Factura con albaranes» y «Hemos cuadrado tus albaranes».
3. En «Facturas»La compra lleva una etiqueta: «Con albaranes · Todo cuadra». Si falta algo, lo dice: «Faltan 2 albaranes».

Comprueba que cuadra

Cuando salga el aviso, mira la factura. Puedes hacerlo de dos maneras:

• Con LucIA. En el móvil pulsa «Que lo compruebe LucIA». En el ordenador, «Pregúntale a LucIA». Ella revisa la factura con sus albaranes y te cuenta si están todos y si el importe cuadra.

• Viéndolo tú. En el ordenador, pulsa «Ver la prueba». Te lleva a esa factura en «Albaranes».

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En este ejemplo, todo cuadra: LucIA confirma que la factura tiene sus 3 albaranes y que el importe coincide.

Cuando ya lo has mirado, pulsa «Ya la he mirado». El aviso desaparece de «Inicio» y también del móvil y de las notificaciones.

¿Y si hay algo que no cuadra?

Entonces el aviso de «Inicio» te dice qué falta. Por ejemplo, aquí la factura recoge 3 albaranes y solo tienes 2: «Tienes 2 de 3 albaranes. Falta el ALB-26-2212».

A partir de ahí es muy sencillo:

1. Reclámaselo a tu proveedor. Dile qué albarán te falta.

2. Espera a que llegue. Entra como cualquier otro albarán.

3. Se actualiza solo. MatIAs lo engancha a su factura y, en «Compras», la factura pasa de «Faltan albaranes» a «Todo cuadra».